Excel Basic Formatting

Excel Basic Formatting

Formatting क्या होता है? Excel में आप cell का उपयोग text, number, date, time, formula या function लिखने के लिए करते हैं लेकिन जब आपको यह data किसी और को प्रस्तुत करना होता है तो उसके लिए आप कोशिश करते हैं कि data को इस तरह से रखा जाए ताकि यह देखने में अच्छा लगे। इसके लिए आप data के font size को बढ़ा देते हैं उसमें color fill कर देते हैं, border आदि लगा देते हैं। Data सजाने के इस कार्य को हम formatting कहते हैं। जिसमें आप उचित font का प्रयोग करते हैं, इसके आकार को इच्छा अनुसार रखते हैं। और इस तरह से बहुत कुछ करते हैं।  

तो आइये सीखते हैं कि data को format कैसे किया जाता है। नीचे formatting के कुछ basic उदाहरण को विस्तार से बताया गया है। 


Font

जब भी आप अपने keyboard से कुछ type करते हैं तो उसका एक निश्चित style और आकार होता है जिसे हम font कहते हैं। इसे change करने के options Home tab के Font group में होते हैं। जैसा की नीचे picture में दिखाया गया है। 

Font group

Font को कैसे बदलें

Excel में Default रूप से Calibri font का use होता है। परन्तु यदि आप इसे बदलना चाहें तो बदल सकते हैं। इसके लिए आप नीचे दिए गए steps का प्रयोग करें। 

  1. आप जिस cell का font बदलना चाहते हैं उसे select करें
    Change font
  2. उसके बाद Font drop-down button पर click करें। अब आपके सामने एक list open हो जाएगी। 
    Font drop down button
  3. अब आप list में किसी भी options के ऊपर mouse लेकर जाएंगे तो आप उस font का live preview उस cell में देख सकते हैं जो अपने select किया था। 
  4. किसी भी font को list में से select करने के लिए उस पर click करें, अब उस cell का font change हो जाएगा। 
  5. इस उदाहरण में हमने Arial Black font को चुना है। 


Font का size कैसे बदलें

Excel में Default रूप से Font का size 11 होता है। आप इसे अपने अनुसार कम या अधिक कर सकते हैं। इसके लिए आप नीचे दिए गए steps का प्रयोग करें।

  1. आप जिस cell का font size बदलना चाहते हैं उसे select करें
    Font size
  2. उसके बाद Font size drop-down button पर click करें। अब आपके सामने एक list open हो जाएगी। 
    Font size drop down
  3. अब आप इस list में किसी भी option के ऊपर mouse लेकर जाएंगे तो आप उस font size का live preview उस cell में देख सकते हैं जो अपने select किया था। 
  4. अपने अनुसार किसी भी size को list में से select करें, अब उस cell का font size change हो जाएगा
  5. इस उदाहरण में हमने 18 font size को चुना है। 
  6. आप Increase Font Size और Decrease Font Size button का इस्तेमाल करके भी font के size को change कर सकते हैं। 

    Increase Decrease font size


Font को Bold, Italic और Underline कैसे करें

कई बार जब आप कोई वाक्य लिखते हैं तो आप चाहते हैं कि कुछ शब्दों पर लोगों का ध्यान अधिक जाए। इसके लिए आप उस शब्द या वाक्य को Bold, Italic अथवा Underline कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए आप निम्न बातों का पालन करें। 

  1. इसके लिए, आपके पास Font drop down सूची के नीचे तीन options दिए गए हैं। 
    Bold, Italic and Underline
  2. Bold करने के लिए B पर click करें, Italic करने के लिए  I  पर click करें, और Underline करने के लिए U पर click करें। अपने keyboard से आप निम्नलिखित shortcut का भी use कर सकते हैं

Bold - Ctrl+B
Italic - Ctrl+I
Underline - Ctrl+U

* Bold करने के लिए अपने keyboard से Ctrl और B को एक साथ दबाएं। Italic करने के लिए अपने keyboard से Ctrl और I को एक साथ दबाएं। और इसी तरह Underline करने के लिए अपने keyboard से Ctrl और U को एक साथ दबाएं।


Cell में border कैसे लगाएं

किसी cell या range में बॉर्डर लगाना, formatting एक बहुत ही महत्वपूर्ण भाग है। नीचे दिए गए steps की सहायता से आप इसे बड़ी ही आसानी से लगा सकते हैं। 

  1. जिस cell या range पर border लगाना है उसे select करें। 
    Cell border
  2. यहाँ पर हमने H1 से लेकर N13 तक range को select किया है।  
  3. उसके बाद Border drop-down button पर click करें और अपने अनुसार list में border को चुनें।  
    Border drop down
  4. इस उदाहरण में हमने All Borders को select किया है। अब आप देखेंगे की आपने जिस range को select किया था उसमें border लग गया है। 
    All borders

* यदि आप और अधिक borders के options लगाना चाहते हैं तो More Borders विकल्प पर click करें जो border drop-down menu के निचले भाग में उपलब्ध है। 

More borders


Cell में color कैसे fill करें

Color के बिना formatting अधूरी है। इसे आप cell में और font में, दोनों में अलग-अलग तरह से fill कर सकते हैं। इस भाग में आप यह सीखेंगे की color को cell में कैसे fill किया जाता है और अगले भाग में सीखेंगे की इसे  font में कैसे fill किया जाता है। 

  1. आप जिस भी cell में color fill करना चाहते हैं उस cell को select करें।
    Cell color fill
  2. अब आप Fill color drop-down button पर click करें और अपने अनुसार color को चुनें
    Fill color drop down
  3. आप list में किसी भी option के ऊपर mouse लेकर जाएंगे तो आप उस color का live preview उस cell में देख सकते हैं। Color को fill करने के लिए उस पर click करें। 

Font का color कैसे बदलें

इस भाग में आप यह बताया गया है कि color को font में कैसे fill किया जाए या आप यह भी कह सकते हैं कि किसी cell में उसके font के color को कैसे बदला जाए। 

  1. आप जिस cell का font color बदलना चाहते हैं उस cell को select करें।
    Font color
  2. अब आप Font color drop-down button पर click करें और अपने अनुसार color को चुनें 
    Font color drop down
  3. आप list में किसी भी option के ऊपर mouse लेकर जाएंगे तो आप उस font color का live preview उस cell में देख सकते हैं। Font Color को fill करने के लिए उस पर click करें।

*अगर आप को और अधिक color चाहिए तो More Colors option पर click कीजिए जोकि fill color drop- down और font color drop-down दोनों पर नीचे की तरफ उपलब्ध है

More colors

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