SORT function in Excel - arrange data by column or row

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SORT function

Summary

Excel में SORT function users को एक या अधिक columns या criteria के आधार पर data की array या range को sort करने की अनुमति देता है। इस function का उपयोग ascending या descending क्रम में data को sort करने के लिए किया जा सकता है, और data के बड़े set को organize करने के लिए विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है।

Important points

  • Purpose : To organize and arrange data in a specified order.
  • Category : Lookup & Reference functions.
  • Released date/version : Excel 365 and Excel 2021.
  • Inputs/parameters required : 4 (1 mandatory & 3 optional).
  • Output : Dynamically generate data in sorted order.

Syntax

SORT function का basic syntax इस प्रकार है:

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

  • Array: यह वह array या data की range है जिसे आप sort करना चाहते हैं।
  • [Sort_index]: यह argument specify करता है कि किस column या row को sort करना है। यदि खाली छोड़ दिया जाता है, तो Excel पहले column या row के अनुसार sort करेगा।
  • [Sort_order]: यह argument specify करता है कि ascending या descending क्रम में sort करना है या नहीं। default value 1 (ascending) है, लेकिन आप descending क्रम में sort करने के लिए -1 का उपयोग कर सकते हैं।
  • [By_col]: यह argument optional है और specify करता है कि column (TRUE) या row (FALSE) द्वारा sort करना है या नहीं।

Example:

मान लें कि आपके पास data की एक table है जिसमें निम्नलिखित columns शामिल हैं: Name, Age और Salary । आप इस data को उम्र के हिसाब से descending क्रम में लगाना चाहते हैं.

Name Age Salary
John 25 50000
John 30 55000
Maria 26 60000
Jane 27 45000
John 26 60000
Williams 30 70000
Janmes 35 75000
John 35 80000
Robert 29 77000

ऐसा करने के लिए, आप एक cell में निम्न formula दर्ज करेंगे:

=SORT(A2:C10, 2, -1)

यह formula Excel को descending order में दूसरे column (Age) द्वारा cell A2 से C10 में data को sort करने के लिए कहता है।

एक बार जब आप formula दर्ज करते हैं, तो Excel data को जगह में sort करेगा, इसलिए original data को sort किए गए data से बदल दिया जाएगा।

Sorting by Multiple Columns:

SORT function भी users को multiple columns के आधार पर छाँटने की अनुमति देता है, जो तब उपयोगी हो सकता है जब आपको एक से अधिक criteria के आधार पर छाँटने की आवश्यकता हो।

Multiple columns द्वारा sort करने के लिए, आप निम्न syntax का उपयोग कर सकते हैं:

=SORT(array, {sort_index1, sort_index2, ...}, {sort_order1, sort_order2, ...})

curly braces indicate करते हैं कि आप sort index और sort order arguments के लिए values की एक array दर्ज कर रहे हैं।

Example:

मान लें कि आपके पास data की एक table है जिसमें निम्नलिखित columns शामिल हैं: Name, Age और Salary । आप इस data को पहले Age (descending), और फिर Salary (ascending) द्वारा sort करना चाहते हैं।

ऐसा करने के लिए, आप एक cell में निम्न formula दर्ज करेंगे:

=SORT(A2:C10, {2, 3}, {-1, 1})

यह formula Excel को cells A2 से C10 में data को पहले दूसरे column (Age) द्वारा descending क्रम में, और फिर तीसरे column (Salary) द्वारा ascending क्रम में sort करने के लिए कहता है।

Sorting by Rows:

SORT function का उपयोग columns के बजाय rows के आधार पर sort करने के लिए भी किया जा सकता है।

Rows द्वारा sort करने के लिए, आप निम्न syntax का उपयोग कर सकते हैं:

=SORT(array, , , FALSE)

Example:

मान लें कि आपके पास data की एक table है जिसमें निम्नलिखित rows शामिल हैं: 1, 2 और 3। आप इस data को उल्टे क्रम में sort करना चाहते हैं, ताकि row 3 पहले दिखाई दे, उसके बाद row 2 और फिर row 1 दिखाई दे।

ऐसा करने के लिए, आप एक cell में निम्न formula दर्ज करेंगे:

=SORT(A1:C3, , -1, FALSE)

यह formula Excel को columns के बजाय rows का उपयोग करके cells A1 से C3 में data को reverse order में sort करने के लिए कहता है।

Sorting a Range with Headers:

यदि आपके data की range में headers शामिल हैं, तो आप उन्हें sort से बाहर करना चाह सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आप एक नई range बनाने के लिए OFFSET function का उपयोग कर सकते हैं जो दूसरी row (या तीसरी row, यदि आपकी range में header row और total row शामिल है) से शुरू होती है।

Example:

मान लें कि आपके पास data की एक table है जिसमें निम्नलिखित headers शामिल हैं: Name, Age और Salary । आप इस data को उम्र के हिसाब से ascending क्रम में लगाना चाहते हैं, लेकिन header row को sort से बाहर कर दें.

ऐसा करने के लिए, आप एक cell में निम्न formula दर्ज करेंगे:

=SORT(OFFSET(A1,1,0,COUNTA(A:A)-1,3), 2, 1)

यह formula Excel को second row (OFFSET function का उपयोग करके) से शुरू होने वाले data को sort करने और ascending order में दूसरे column (Age) द्वारा sort करने के लिए कहता है।

Error handling

यहाँ Excel के SORT function में error handling का एक उदाहरण के साथ explanation दिया गया है:

  1. #VALUE! error:
    • यह तब होती है जब sort_index या sort_order argument invalid होते हैं।
    • उदाहरण: यदि आप =SORT(A1:B10, "2", 1) का उपयोग करते हैं, तो Excel #VALUE! लौटाएगा क्योंकि sort_index ("2") text है, न कि कोई number।
  2. #SPILL! error:
    • यह तब होती है जब sort किए गए output को display नहीं किया जा सकता क्योंकि target cell बाधित (obstructed) हैं।
    • उदाहरण: यदि cell C1 में पहले से ही data है और आप =SORT(A1:B10) का उपयोग करते हैं, तो Excel #SPILL! लौटाएगा क्योंकि यह मौजूदा data को overwrite नहीं कर सकता है।
  3. #NAME? error:
    • यह तब दिखाई देती है जब Excel SORT function को नहीं पहचानता है, आमतौर पर पुराने version का उपयोग करने के कारण।
    • उदाहरण: Excel 2016 या पहले के version में, =SORT(A1:A10) type करने पर #NAME? लौटाएगा क्योंकि function support नहीं करता है।
  4. Empty Array Output:
    1. यदि array खाली है या इसमें कोई valid data नहीं है, तो SORT function एक खाली output लौटाएगा।
    2. उदाहरण: =SORT({}) एक खाली परिणाम लौटाता है क्योंकि input एक खाली array है।
ये उदाहरण सामान्य error को प्रदर्शित करते हैं और बताता हैं कि Excel उन्हें SORT function के साथ कैसे handle करता है।

Conclusion

  • SORT simple scenarios के लिए आदर्श है, जहाँ आपको dataset के भीतर केवल column या row के आधार पर sort करने की आवश्यकता होती है।
  • SORTBY अधिक लचीला है और external ranges से कई column या criteria का उपयोग करके sorting की अनुमति देता है, जिससे यह complex sorting कार्यों के लिए बेहतर अनुकूल हो जाता है।

SORT with Other Functions

SORT with FILTER

Excel में FILTER function के साथ SORT function users को specific criteria के आधार पर dataset filter करने और फिर filter किए गए परिणामों को sort करने की अनुमति देता है। यह बड़े dataset को mange करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है, जो users को relevant data पर ध्यान केंद्रित करने और इसे meaningful order में व्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है।

उदाहरण:

मान लें कि आपके पास निम्नलिखित dataset है:

Product Category Sales
Laptop Electronics 200
Phone Electronics 150
Chair Furniture 100
Desk Furniture 300
Tablet Electronics 250

अब, मान लीजिए कि आप यह करना चाहते हैं:

  • केवल "Electronics" category के products को दिखाने के लिए data को filter करें।
  • Filter किए गए परिणामों को Sales के अनुसार descending क्रम में Sort करें।

Formula:

=SORT(FILTER(A2:C6, B2:B6="Electronics"), 3, -1)

Formula का breakdown:

  1. FILTER(A2, B2="Electronics"): Range A2 में data को filter करता है, केवल उन rows को शामिल करने के लिए जहाँ "Category" column (B) ​​"Electronics" के बराबर है।
  2. SORT(..., 3, -1): Filter किए गए data को तीसरे column (Sales) के अनुसार descending क्रम (-1) में Sort करता है।

Output:

Product Category Sales
Tablet Electronics 250
Laptop Electronics 200
Phone Electronics 150

Key Benefits:

  • Dynamic: Original data में परिवर्तन होने पर filter किए गए और sort किए गए परिणाम automatic रूप से update हो जाएँगे।
  • Customizable: आप अपने data को बेहतर बनाने के लिए कई filter और sort criteria लागू कर सकते हैं।
  • Efficient: इन function को combine करके, आप manual रूप से sort या filter किए बिना बड़े dataset को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं।

SORT with UNIQUE

Excel में SORT function को UNIQUE function के साथ मिलाकर dataset से unique values की सूची निकालने और फिर उन values को ascending या descending क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए उपयोग किया जाता है। यह विशेष रूप से बड़े dataset से निपटने के दौरान उपयोगी होता है जहाँ duplicate entries को हटाने की आवश्यकता होती है और परिणामों को एक specific क्रम में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

उदाहरण 1:

मान लें कि आपके पास निम्नलिखित dataset है:

Product Sales
Laptop 200
Phone 150
Chair 100
Laptop 200
Tablet 250
Phone 150

अब, मान लीजिए कि आप यह करना चाहते हैं:

  • Unique product नाम निकालें (duplicate हटाकर)।
  • Unique product नामों को alphabetically में ascending क्रम में क्रमबद्ध करें।
Formula:

=SORT(UNIQUE(A2:A7), 1, 1)

Formula का breakdown:

  1. UNIQUE(A2): Range A2 से unique values निकालता है, जिसमें product नाम शामिल हैं।
  2. SORT(..., 1, 1): पहले column (Product) के अनुसार unique values को ascending क्रम (1) में क्रमबद्ध करता है।

Output:
Product
Chair
Laptop
Phone
Tablet

उदाहरण 2: Sales के आधार पर Unique Product को छाँटना

यदि आप sales value के आधार पर unique product को छाँटना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, descending क्रम में), तो आप formula को इस प्रकार modify कर सकते हैं:

Formula:

=SORT(UNIQUE(A2:B7), 2, -1)

Formula का Breakdown:

  1. UNIQUE(A2): Range A2 (Product और Sales दोनों columns) से unique rows निकालता है।
  2. SORT(..., 2, -1): Descending क्रम (-1) में दूसरे column (Sales) द्वारा unique rows को छाँटता है।

Output:

Product Sales
Tablet 250
Laptop 200
Phone 150
Chair 100

Key Benefits:

  • Remove Duplicates: UNIQUE function सुनिश्चित करता है कि आप केवल अलग-अलग values के साथ काम करें।
  • Organize Data: SORT function आपको desired क्रम में unique values प्रस्तुत करने की अनुमति देता है।
  • Dynamic: दोनों functions dynamic हैं, जिसका अर्थ है कि यदि original data बदलता है तो परिणाम automatic रूप से update हो जाता है।
  • Data Processing को सरल बनाता है: ये functions duplicate को manual रूप से हटाने और sort करने की आवश्यकता को समाप्त करते हैं, जिससे बड़े dataset को manage करना आसान हो जाता है।

Key Differences: Excel में SORT vs SORTBY Function

Excel में SORT और SORTBY दोनों functions data को sort करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, लेकिन वे flexibility और उपयोग के मामलों में भिन्न होते हैं। यहाँ मुख्य अंतर दिए गए हैं:

  1. Basic Usage

  • SORT Function:
    • प्रदान की गई range के भीतर columns या rows के आधार पर data Sort करता है।
    • Syntax: =SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])
    • उदाहरण: =SORT(A2:B6, 2, 1) range A2 को दूसरे column (जैसे, "Price") के अनुसार ascending order में SORT करता है।
  • SORTBY Function:
    • एक या अधिक additional range/arrays के आधार पर data sort करता है जो original array के बाहर हो सकते हैं, जिससे अधिक flexibility मिलता है।
    • Syntax: =SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2], [sort_order2], ...)
    • उदाहरण: =SORTBY(A2:B6, C2:C6, 1) column C (एक external array) में values के अनुसार A2 को sort करता है, जो dataset का हिस्सा नहीं हो सकता है।
  1. Sorting by Multiple Criteria
  • SORT:
    • sort_index का उपयोग करके एक ही dataset के भीतर column या rows के आधार पर sort कर सकते हैं।
    • Sort किए जा रहे array के अंदर data के आधार पर sort तक सीमित।
    • उदाहरण: =SORT(A2:C10, 2, 1) range A2 के दूसरे column के आधार पर data को ascending क्रम में sort करता है।
  • SORTBY:
    • बाहरी array के आधार पर sort की अनुमति देता है, जिसका अर्थ है कि आप dataset के बाहर एक या अधिक criteria के आधार पर sort कर सकते हैं।
    • अलग-अलग क्रम में कई ranges/array के आधार पर sort कर सकते हैं।
    • उदाहरण: =SORTBY(A2:B10, D2:D10, 1, C2:C10, -1) column D के आधार पर A2 को ascending क्रम में और फिर column C के आधार पर descending क्रम में sort करता है, भले ही column D और C dataset का हिस्सा न हों।
  1. Flexibility
  • SORT:
    • Specified array के भीतर मौजूद columns या rows के आधार पर sorting तक सीमित।
    • सरल sorting आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छा काम करता है जहाँ सभी criteria array के भीतर होते हैं।
  • SORTBY:
    • अधिक लचीला क्योंकि यह original data range के बाहर अतिरिक्त criteria के आधार पर sort कर सकता है।
    • Complex sorting के लिए आदर्श जहाँ आपको बाहरी data को criteria के रूप में विचार करने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण 1: SORT Function

Product Price
Laptop 1000
Phone 700
Chair 150
Tablet 400
Desk 300
  • Task: Products को price के अनुसार ascending क्रम में sort करें।
  • Formula: =SORT(A2:B6, 2, 1)

Sorted Output:

Product Price
Chair 150
Desk 300
Tablet 400
Phone 700
Laptop 1000

उदाहरण 2: SORTBY Function

Product Price Rating
Laptop 1000 4.5
Phone 700 4
Chair 150 3.8
Tablet 400 4.7
Desk 300 4.2
  • Task: Products को पहले rating (descending) और फिर price (ascending) के अनुसार sort करें।
  • Formula: =SORTBY(A2:C6, C2:C6, -1, B2:B6, 1)
Sorted Output:
Product Price Rating
Tablet 400 4.7
Laptop 1000 4.5
Desk 300 4.2
Phone 700 4
Chair 150 3.8
  1. Performance
  • SORT:
    • Simple sorting operations के लिए आमतौर पर तेज़ और उपयोग में आसान है क्योंकि यह केवल specified range के भीतर काम करता है।
  • SORTBY:
    • अधिक processing की आवश्यकता हो सकती है क्योंकि यह multiple sorting criteria और external arrays को संभाल सकता है, जिससे यह थोड़ा अधिक complex हो जाता है लेकिन complex sorting scenarios के लिए अत्यधिक लचीला होता है।
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