Excel Overview

Ribbon और Tabs

Worksheet के top पर, Title bar या Excel file के नाम के नीचे, एक पट्टी होती है जिसे Ribbon कहा जाता है। इसमें Tabs, Groups और Commands शामिल होते हैं। Ribbon में 8 default tab होते हैं: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View और Help.

प्रत्येक tab में विभिन्न सुविधाओं के साथ संबंधित command के समूह होते हैं। आप प्रत्येक tab पर click करके इन commands को देख सकते हैं। प्रत्येक tab का सारांश निम्नलिखित हैं। जैसे जैसे हम इस course में आगे बढ़ेंगे वैसे वैसे आपको प्रत्येक tab के commands के बारे में विस्तार से बताएंगे।

Home tab

Excel का Home Tab सबसे ज्यादा इस्तेमाल होने वाला tab है। जब भी हम Excel खोलते हैं, सबसे पहले यही tab खुलता है। यह tab हमारे रोज़ाना के काम, जैसे– text लिखना, उसे सुंदर बनाना, copy-paste करना, cells का format बदलना, sort/filter लगाना, number format बदलना, आदि को बहुत आसान बनाता है।

इस tutorial में हम home tab के हर group और हर button को आसान भाषा में समझेंगे, ताकि एक बिल्कुल नया व्यक्ति भी इसे आसानी से सीख सके।

1️⃣ Clipboard Group (copy–paste वाला section)
इस section में 4 मुख्य विकल्प होते हैं:

✔ Cut (काटना)
Cut का मतलब है — data को उसकी जगह से हटाकर दूसरी जगह ले जाना।
उदाहरण: आपने A1 में नाम लिखा है और उसे C1 में ले जाना है, तो Cut का उपयोग करें।
✔ Copy (कॉपी करना)
Copy का मतलब है — data को उसी स्थान पर रहने देना, लेकिन उसकी copy कहीं और paste करना।
✔ Paste (paste करना)
Copy या Cut करने के बाद जो भी data आपने लिया है, उसे जहाँ रखना है, वहां click करके paste करें।
Excel में कई तरह के Paste Options होते हैं — जैसे सिर्फ value paste करना, formula paste करना, केवल format paste करना आदि।
✔ Format Painter
Format Painter एक बहुत उपयोगी tool है।
यह किसी एक cell का format (color, font, size, border आदि) copy करके इसे दूसरी जगह वही format लागू कर देता है।

2️⃣ Font Group (fonts से जुड़े settings)
यह section text को सुंदर बनाने के काम आता है।

✔ Font Family / Font Style
यहाँ से आप text का font बदल सकते हैं — जैसे Calibri, Arial, etc.
✔ Font Size (size)
इससे text बड़ा या छोटा किया जाता है।
✔ Bold / Italic / Underline
Bold: text मोटा हो जाता है।
Italic: text थोड़ा तिरछा हो जाता है।
Underline: text के नीचे line आ जाती है।
✔ Fill Color (पीछे की background color)
cell की background में कोई भी रंग भर सकते हैं।
✔ Font Color (text का रंग)
इससे आप अक्षरों का रंग बदल सकते हैं।
✔ Borders
Cells के चारों ओर रेखा खींचने के लिए।
आप पूरा border, बाहर का border, अंदर का border, मोटा border आदि लगा सकते हैं।

3️⃣ Alignment Group (data को सही तरीके से जमाने का feature)
यह section बताता है कि text cell में कैसे दिखाई देगा।

✔ Horizontal Alignment (Left, Center, Right)
Left = बाईं ओर
Center = बीच में
Right = दाईं ओर
✔ Vertical Alignment (Top, Middle, Bottom)
Cell के ऊपरी, बीच या नीचे हिस्से में text दिखाने के लिए।
✔ Wrap Text
अगर cell छोटा है और text बड़ा है, तो Wrap Text लगाने से text cell में नीचे की line में दिखेगा।
✔ Merge & Center
कई cells को एक में मिलाकर बीच में text दिखाने के काम आता है।
अक्सर heading लिखते समय उपयोग होता है।
✔ Text Orientation
Text को तिरछा, ऊपर-नीचे या घुमाकर दिखाने के लिए।

4️⃣ Number Group (number से जुड़े formats)
यह section numbers को कैसे दिखाना है, यह तय करता है।

Common Number Formats:

General (सामान्य)
Number (दशमलव के साथ)
Currency (₹ चिन्ह के साथ)
Accounting
Date (तारीख)
Time (समय)
Percentage (%)
Fraction (भिन्न)
Text (सिर्फ text)

Increase / Decrease Decimal
दशमलव के अंक बढ़ाने या घटाने के काम आता है।
उदाहरण: 12.345 → Increase Decimal → 12.3450

5️⃣ Styles Group (cells को style देने वाला section)

✔ Conditional Formatting
यह बहुत शक्तिशाली feature है।
इससे Excel अपने-आप cell का रंग बदल देता है, अगर कुछ शर्तें पूरी होती हैं।
जैसे–

50 से कम नंबर लाल रंग
Highest value को हरा
Duplicate values को highlight

✔ Format as Table
Data को सुंदर और professional table में बदलने के लिए।
इसके साथ filter अपने-आप लग जाते हैं।
✔ Cell Styles
तैयार बनाए गए style — जैसे heading, title, input cell, Output cell आदि।

6️⃣ Cells Group (cells/column/row को संभालने वाला section)

✔ Insert
नई Row, Column, या Sheet जोड़ने के लिए।
✔ Delete
Row, Column या Sheet हटाने के लिए।
✔ Format
इसमें बहुत सारे विकल्प होते हैं:

Row Height बदलना
Column Width बदलना
Cells Lock करना
Protect Sheet
Hide/Unhide Rows & Columns
Default Width set करना

7️⃣ Editing Group (data संभालने का section)
यह section data edit करने या filter लगाने के काम आता है।

✔ AutoSum
Automatically जोड़ने (Sum) के लिए।
AutoSum से आप कुछ ही click में:

Sum
Average
Count
Max
Min
निकाल सकते हैं।

✔ Fill
Fill Down, Fill Right, Fill Series, Fill Days, Months, Years आदि के लिए।
✔ Clear
Data, format, comment, hyperlink — किसी भी चीज़ को हटाने के लिए।
✔ Sort & Filter
Data को A-Z या Z-A sort करने के लिए।
Filter लगाने के बाद आप विशेष value ही देख सकते हैं।
✔ Find & Select

Find = ढूंढना
Replace = बदलना
Go To = किसी खास cell पर जाना
Go To Special = खाली cells, formula cells, Constants आदि ढूंढने के लिए

Insert tab

Excel का Insert Tab वह जगह है जहाँ से आप अपने data को और ज्यादा शक्तिशाली, सुंदर और उपयोगी बना सकते हैं।

इसे हम तब इस्तेमाल करते हैं जब हमें:

Table बनानी हो
Picture या shape जोड़नी हो
Chart/graph बनाना हो
Pivot Table बनानी हो
Symbol या Icons जोड़ने हों
Sparklines जोड़ने हों

Insert Tab reporting, data visualization और presentation के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

अब इसे group-by-group आसान भाषा में समझते हैं।

1️⃣ Tables Group (table और pivot table से जुड़े feature)

✔ Table
यह Excel में data को एक सुंदर, professional और smart table में बदल देता है।
Table की विशेषताएँ:

Automatic filter
Auto formatting
Total Row (automatic total)
New row में formula अपने-आप copy
आसान sorting और searching

जब भी आपका data एक सूची (List) की तरह हो — जैसे Employee List, Product List, Sales Data — तब Table feature सबसे अच्छा है।
✔ PivotTable
Excel का सबसे शक्तिशाली feature।
Pivot Table का उपयोग होता है:

बड़े data को सारांश (Summary) में बदलने
Total, Count, Average निकालने
Drag-drop करके report बनाने
Categories और Sub-categories दिखाने
Data analysis करने

Pivot Table reporting का राजा माना जाता है।

2️⃣ Illustrations Group (तस्वीर, आकृतियाँ और icon जोड़ने के feature)

✔ Pictures
इससे आप computer, internet या stock image से photo जोड़ सकते हैं।
उपयोग: report, design, presentation आदि में।
✔ Shapes
इसमें lines, box, तीर (Arrow), circle, star आदि बहुत सारे shape होते हैं।
इनका उपयोग:

Diagram बनाने
Flowchart बनाने
Highlight करने
Box में text डालने

Shapes को रंग, outline, shadow, size—सब बदला जा सकता है।

✔ Icons
Excel में बहुत सारे सुंदर black-and-white icons मिलते हैं।
जैसे — Arrow, Cart, Phone, Star, Check Mark आदि।
यह modern reports बनाने में उपयोग होता है।
✔ SmartArt

SmartArt से आप:
Process Diagram
Hierarchy (जैसे Organization Chart)
Cycle
Pyramid
Matrix

जैसे सुंदर graphical design बना सकते हैं।

3️⃣ Charts Group (chart/graph बनाने से जुड़े features)
यह Insert Tab का सबसे ज़रूरी हिस्सा है।
Chart आपके data को चित्र में बदल देता है।
Visual form में data 10 गुना जल्दी समझ आता है।
प्रमुख चार्ट:
✔ Column Chart
ऊर्ध्व (vertical) bar होते हैं।
Sales, profit, count दिखाने में उपयोग।
✔ Bar Chart
क्षैतिज (horizontal) bar होते हैं।
नाम लंबा हो तो यह chart बेहतर है।
✔ Line Chart
Data का trend और time series देखने के लिए।
जैसे—सालभर की बिक्री।
✔ Pie Chart
प्रतिशत को रंगों में दिखाता है।
एक समय में total का हिस्सा दिखाने में अच्छा है।
✔ Doughnut Chart
Pie जैसा है लेकिन बीच खाली रहता है।
✔ Area Chart
Line chart जैसा है, लेकिन नीचे का हिस्सा भरा होता है।
✔ Combo Chart
एक chart में दो प्रकार के chart।
जैसे– bar + line।
✔ Scatter (XY Chart)
दो numerical values के बीच तुलना के लिए।
Chart जोड़ने के बाद आप:

रंग बदल सकते हैं
Chart Title जोड़ सकते हैं
Legends बदल सकते हैं
Axis Labels जोड़ सकते हैं
Gridlines बदल सकते हैं

4️⃣ Sparklines Group (छोटे graph cell के अंदर में)
Sparklines छोटे chart होते हैं जो एक cell के अंदर दिखाई देते हैं।
तीन प्रकार:
✔ Line Sparkline
Trend दिखाने के लिए।
✔ Column Sparkline
Bar form में दिखता है।
✔ Win/Loss Sparkline
Plus-minus data दिखाने में बेहतर।
ये dashboard में बहुत उपयोगी होते हैं।

5️⃣ Filters Group

✔ Slicer
Table या Pivot Table में button की तरह filter लगाने के लिए।
बहुत सुंदर और आसान।
✔ Timeline
तारीख (Date) data को महीने, तिमाही, साल के आधार पर filter करने के लिए।

6️⃣ Links Group

✔ Hyperlink
Hyperlink से आप:

दूसरी sheet
कोई cell
Website
Email
किसी file
से link बना सकते हैं।

Report में Navigation आसान हो जाता है।

7️⃣ Text Group (text से जुड़े tools)

✔ Text Box
Shape जैसा ही है, लेकिन सिर्फ text लिखने के लिए।
✔ Header & Footer
Print करते समय हर page के ऊपर/नीचे text दिखाई देता है।
जैसे– Company Name, Page Number, Date आदि।
✔ WordArt
Colorful और Stylish text बनाने के लिए।
✔ Signature Line
Document में हस्ताक्षर लगाने का विकल्प।
✔ Object
PowerPoint, PDF, Drawing आदि कई files Excel में जोड़ सकते हैं।

8️⃣ Symbols Group (विशेष चिन्ह और गणितीय चिन्ह)

✔ Equation
यह mathematical equations जोड़ने के लिए उपयोग होता है।
✔ Symbol
इसमें आप विशेष अक्षर जोड़ सकते हैं:

©
®
₹
→
α β γ
♥ ★

इत्यादि।

Page Layout

Excel का Page Layout Tab printing, page setup, design, margin, size, background और sheet layout को नियंत्रित करता है।

जब आपको अपनी Excel sheet को print, PDF, report, या presentation के रूप में देना होता है—तब Page Layout tab सबसे ज़्यादा काम आता है।

इसमें ऐसे tools होते हैं जो तय करते हैं कि आपकी sheet कागज पर कैसी दिखाई देगी।

अब इसे एक-एक group में आसान भाषा में समझते हैं।

1️⃣ Themes Group (themes – पूरी sheet की style बदलना)

Page Layout tab का पहला section theme से जुड़ा है।

✔ Themes
Excel में कई तैयार Theme होते हैं जिनमें Font, Colors, Effects पहले से design होते हैं।
Theme बदलने से:

पूरा font बदल जाता है
रंग बदल जाते हैं
Shapes, Charts के effect बदल जाते हैं

यह report को professional look देने में बहुत मदद करता है।
✔ Colors
पूरे workbook की color pallet बदल जाती है।
उदाहरण:

Blue Theme
Green Theme
Orange Theme

Charts और Shapes के रंग भी इन्हीं से बदलते हैं।
✔ Fonts
पूरी Excel में Font Family एक साथ बदल सकते हैं।
उदाहरण:

Body: Calibri
Heading: Arial
या
Body: Times New Roman
Heading: Cambria

✔ Effects
Shapes और Charts पर Shadow, Glow, Soft Edge जैसे effect बदलना।

2️⃣ Page Setup Group (printing से जुड़े सबसे महत्वपूर्ण features)

यह Page Layout का सबसे ज़रूरी हिस्सा है।
जब आपको print निकालना होता है — यह section बहुत उपयोगी है।
✔ Margins
कागज के किनारों से कितनी जगह खाली रहेगी।
Margin तीन प्रकार:

Normal
Wide
Narrow

आप Custom Margin भी लगा सकते हैं।
✔ Orientation
कागज का दिशा चयन:
Portrait (सीधा, लंबा)
ज्यादातर list या table के लिए।
Landscape (चौड़ा)
जब आपकी sheet में column ज्यादा हों।
✔ Size
कागज का size चुनना:

A4 (सबसे सामान्य)
Letter
Legal
A3
A5

भारत में A4 सबसे ज्यादा उपयोग होता है।
✔ Print Area
Excel को बताता है कि कौन-सा हिस्सा print करना है।
जैसे 1000 cells हैं लेकिन आपको केवल 50 ही print करना है — तो Print Area set करें।
✔ Breaks
Page break लगाकर आप तय कर सकते हैं कि अगला print page कहाँ से शुरू होगा।

Insert Page Break
Remove Page Break
Reset Page Breaks

✔ Background
Excel sheet के पीछे एक image background लगा सकते हैं।
जैसे—लोगो, watermark इत्यादि।
नोट: Print में यह background दिखाई नहीं देता।
✔ Print Titles
यह feature बड़े report में बहुत उपयोगी है।
यह सुनिश्चित करता है कि:

हर page पर headers(पहली row) दुबारा print हों
हर page पर पहला column भी print हो

उदाहरण:
Employee Report में column heading हर page पर दिखनी चाहिए।

3️⃣ Scale to Fit Group (data को एक page में fit करने का feature)

यदि sheet बहुत बड़ी है और आप उसे एक ही page में fit करना चाहते हैं, तो यह group उपयोगी है।
✔ Width
Excel को बताते हैं कि चौड़ाई में कितने page चाहिए:

1 Page
2 Pages
Automatic

✔ Height
ऊंचाई के लिए page की संख्या चुनें:

1 Page
2 Pages
Automatic

✔ Scale
Sheet को छोटा या बड़ा करके print करता है।
उदाहरण:

100% = Normal size
80% = थोड़ा छोटा
60% = बहुत छोटा

यह feature तब उपयोगी है जब आपका data page पर fit नहीं हो रहा हो।

4️⃣ Sheet Options Group (gridline और heading से जुड़े विकल्प)

✔ Gridlines (Lines दिखाई देना या नहीं)
Gridlines के दो विकल्प:
View
Excel में gridline दिखाना या छिपाना।
Print
Print निकालते समय gridlines print हों या न हों।
✔ Headings (Row/Column number दिखाना या छिपाना)

View = screen पर Row/Column heading दिखें
Print = print में A, B, C और 1, 2, 3 भी दिखाई दें

5️⃣ Arrange Group (Shapes और Pictures को व्यवस्थित करना)

यह group तब उपयोगी होता है जब आपने Shapes, Pictures, Icons आदि का उपयोग किया हो।
✔ Bring Forward / Send Backward
अगर एक shape दूसरे के ऊपर छुप गया है — इस विकल्प से उसे आगे या पीछे ला सकते हैं।
✔ Selection Pane
Sheet में सब objects(Shapes, Images) की सूची दिखाता है।
जैसे Photoshop की Layers।
✔ Align
कई shape को एक line में सही तरीके से लगाने के लिए।

Align Left
Align Center
Align Right
Align Top
Align Middle
Distribute Horizontally

✔ Group
कई shape को Group करके एक चीज बना सकते हैं।
फ़ायदा:

एक साथ move
एक साथ Resize
एक साथ Format

✔ Rotate
चित्र या shape को घुमाना।

Rotate Right 90°
Rotate Left 90°
Flip Horizontal
Flip Vertical

Formulas

Excel का Formulas Tab वह जगह है जहाँ से आप सभी तरह के functions, formulas और calculations tools को आसानी से उपयोग कर सकते हैं।

अगर आप Excel में गणना (Calculation), डेटा विश्लेषण (Data Analysis), और report बनाना सीखना चाहते हैं—तो Formulas Tab आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण है।

इसमें आपको ऐसे tools मिलते हैं जो formula डालने, manage करने, समझने और गलती सुधारने में मदद करते हैं।

अब इसे एक-एक group में पूरी तरह समझते हैं।

1️⃣ Function Library Group (function library – सभी functions का घर)

यह Formulas Tab का सबसे बड़ा और सबसे ज्यादा उपयोग होने वाला हिस्सा है।
Excel में हजारों फंक्शन होते हैं जैसे — SUM, IF, VLOOKUP, TODAY, AVERAGE आदि।
Function Library उन्हें श्रेणी (Category) के अनुसार समूह में बांटकर आसान बनाती है।
इसमें 10 मुख्य कैटेगरी होती हैं:
✔ AutoSum (सबसे आसान गणना)
यह सबसे प्रसिद्ध और सबसे ज्यादा उपयोग किया जाने वाला button है।
AutoSum से आप:

SUM
AVERAGE
COUNT
MAX
MIN

वाले function एक click में लगा सकते हैं।
यह अपने-आप data को पहचान भी लेता है।
✔ Recently Used
यह आपके द्वारा हाल में इस्तेमाल किए गए functions दिखाता है।
इससे आपको बार-बार menu में ढूँढने की जरूरत नहीं होती।
✔ Financial Functions
पैसे, banking, interest, investment आदि से जुड़े functions।
उदाहरण:

PMT (Loan EMI)
FV (Future Value)
PV (Present Value)
RATE (Interest Rate)

Excel सीखने वालों के लिए यह वित्तीय गणना को आसान बनाता है।
✔ Logical Functions
YES/NO, TRUE/FALSE वाली स्थितियों के लिए।
मुख्य functions:

ये data analysis और निर्णय लेने के लिए उपयोगी हैं।
✔ Text Functions
Text या string को बदलने वाले functions।
उदाहरण:

LEFT
RIGHT
MID
LEN
TRIM
UPPER
LOWER
CONCAT / TEXTJOIN

इनसे text में खोज, जोड़, हटाना, सही करना—सब किया जा सकता है।
✔ Date & Time Functions
तारीख और समय से जुड़े functions।
जैसे:

TODAY
NOW
DAY
MONTH
YEAR
DATE
WEEKDAY

कार्य दिवस निकालने के लिए:

WORKDAY
NETWORKDAYS

✔ Lookup & Reference
सबसे powerful functions इसी में होते हैं।
जैसे:

VLOOKUP
HLOOKUP
XLOOKUP
INDEX
MATCH
OFFSET
TRANSPOSE

Data खोजने, जोड़ने और संदर्भ लेने में उपयोग होता है।
✔ Math & Trig
Mathematical functions जैसे:

ROUND
ROUNDUP
ROUNDDOWN
SQRT
MOD
SUMPRODUCT
ABS

✔ Statistical Functions
Calculation और Analysis के लिए:

AVERAGE
MEDIAN
MODE
STDEV
VAR
CORREL
COUNTIF
SUMIF / SUMIFS

✔ Engineering, Cube, Compatibility आदि
ये advance category हैं और ज्यादातर तकनीकी व BI project में उपयोग होती हैं।

2️⃣ Defined Names Group (नाम से cell या range को पहचानना)

यह feature बड़े formulas और data project में बहुत उपयोगी है।
✔ Name Manager
यह वह जगह है जहाँ से आप:

नया नाम बना सकते हैं
पुराना नाम बदल सकते हैं
नाम हटाते या edit करते हैं

उदाहरण:
A1:A10 range को नाम दिया – SalesData
अब formula ऐसे लिख सकते हैं:
=SUM(SalesData)
यह पढ़ने और समझने में बहुत आसान हो जाता है।
✔ Define Name
इससे आप किसी range को एक नाम दे सकते हैं।
✔ Use in Formula
पहले से बनाए गए नामों को सीधे formula में डाल सकते हैं।
✔ Create from Selection
अगर आपके पास एक table है जिसमें पहला column “Product” नाम से है,
तो Excel अपने-आप नाम बना देगा।

3️⃣ Formula Auditing Group (Formula को trace करना, debug करना और सही करना)

यह section गलती ढूँढने और formula समझने के लिए है।
✔ Trace Precedents
यह दिखाता है कि formula में data किस cell से आ रहा है।
Example:
= A1 + B1
तो A1 और B1 की ओर तीर (Arrow) बनेंगे।
✔ Trace Dependents
यह दिखाता है कि इस cell का उपयोग कहाँ-कहाँ किया गया है।
✔ Remove Arrows
ऊपर बनाए गए तीरों को हटाने के लिए।
✔ Show Formulas
इससे पूरी sheet में formula दिखाई देते हैं, न कि उनके परिणाम।
यह बहुत उपयोगी है जब:

आप sheet जाँच रहे हों
Formula देखना हो
Debug करना हो

✔ Error Checking
Excel अपने-आप बताएगा कि आपके formula में क्या गलती है।
✔ Evaluate Formula
यह formula को एक-एक step में चलाकर दिखाता है कि नतीजा कैसे आया।
यह debugging के लिए अत्यंत उपयोगी है।
✔ Watch Window
अगर बड़ा project है तो आप कुछ जरूरी cells को Watch में रख सकते हैं।
आप कहीं भी हों—उनकी value दिखती रहती है।

4️⃣ Calculation Group (calculation mode और re-calculate)

Excel दो प्रकार के calculation mode में काम कर सकता है।
✔ Calculation Options
तीन mode हैं—
🔹 Automatic (डिफ़ॉल्ट)
Cell बदलते ही Excel अपने-आप formula फिर से calculate करता है।
🔹 Automatic Except Data Tables
सब automatic होता है, लेकिन Data Table manually चलेगी।
🔹 Manual
Formula तभी चलेगा जब आप F9 दबाएँ या button click करें।
✔ Calculate Now
पूरी sheet के सभी formulas तुरंत calculate करता है।
✔ Calculate Sheet
सिर्फ active sheet (Active Sheet) को calculate करता है।

Data

Excel का Data Tab data को आयात करने (Import), साफ़ करने (Clean), व्यवस्थित करने (Organize), विश्लेषण करने (Analyze) और फ़िल्टर करने (Filter) के लिए सबसे महत्वपूर्ण tab है।

जब भी आपको Excel में बड़ी मात्रा में data से काम करना हो, Data Tab आपकी पूरी मदद करता है।

इस tab को मुख्य रूप से इन भागों में बांटा गया है:

1️⃣ Get & Transform Data (Power Query)

यह section आपको data को बाहर से Excel में लाने में मदद करता है।
✔ From Text/CSV
किसी CSV या text file को Excel में import करने के लिए।
✔ From Workbook
किसी दूसरी Excel file से data import करने के लिए।
✔ From Web
अगर data किसी website पर है, तो URL डालकर सीधे Excel में ला सकते हैं।
✔ From Table/Range
किसी cell range को एक Table में बदलकर Power Query में edit करने के लिए।
✔ यह किस काम आता है?
बड़े data को automatic रूप से साफ़ करने

Duplicate हटाने
Columns विभाजित करने
Data जोड़ने (Append)
Data merge करने (Merge)

Power Query आपके data को smart और साफ़ बना देता है।

2️⃣ Sort & Filter

ये दोनों सबसे ज़्यादा उपयोग किए जाने वाले feature हैं।
✔ Sort
Data को Ascending (A–Z) या Descending (Z–A) क्रम में लगाने के लिए।
Sort के उपयोग:

छोटे से बड़े number तक
तारीखें पुरानी से नई
नाम A–Z
Cell के रंग या text के रंग के अनुसार

✔ Filter
Data को छाँटने के लिए ताकि सिर्फ वही records दिखें जिनकी आपको ज़रूरत है।
Filter से आप कर सकते हैं:

किसी खास शहर का data दिखाना
किसी विशेष तारीख या महीने का data
केवल उन मानों को दिखाना जो 100 से बड़े हों
खाली (blank) data छिपाना

3️⃣ Data Tools

यह section data सुधारने और साफ़ करने के लिए उपयोग होता है।
✔ Text to Columns
अगर एक cell में कई data हों और उन्हें अलग-अलग cell में बाँटना हो
जैसे:
"Ram, Delhi, 5000" → तीन अलग-अलग column
✔ Remove Duplicates
Duplicate data को जल्दी से हटाने के लिए।
✔ Data Validation
आप यह तय कर सकते हैं कि किस cell में किस प्रकार का data आएगा।
उदाहरण:

केवल नंबर

केवल तारीख

केवल 1 से 100 के बीच मान

Dropdown सूची बनाना

✔ Consolidate
कई sheets का data एक जगह जोड़ना (Sum, Average आदि के साथ)।
✔ Flash Fill
Excel आपके pattern को समझकर automatic data भरता है।
उदाहरण:
"Ram Sharma" से "RS" निकालना।

4️⃣ Forecast Group

Excel भविष्य की भविष्यवाणी (prediction) बनाने के लिए Forecast feature देता है।
✔ Forecast Sheet
पिछले data को देखकर Excel भविष्य का अनुमान लगाता है और chart बनाता है।
उदाहरण:

अगले महीने की बिक्री
अगले वर्ष का खर्च
जनसंख्या वृद्धि का अनुमान

5️⃣ Outline Group

यह section तब काम आता है जब आपका data बड़ा हो और कई level में हो।
✔ Group
कुछ row या column को एक साथ छिपाने या दिखाने के लिए।
✔ Ungroup
Grouping हटाने के लिए।
✔ Subtotal
Data को group करके हर group का Total, Average आदि निकालता है।
उदाहरण:
हर शहर की कुल बिक्री।

6️⃣ Connections Group

अगर आपका data किसी बाहरी file या database से जुड़ा है, तो यह विकल्प आपकी मदद करते हैं।
✔ Refresh All
Data को update करने के लिए।
उदाहरण:
अगर source में data बदलेगा, Excel अंदर अपने आप update करेगा।

7️⃣ Queries & Connections Pane

यह आपको दिखाता है कि कौन-कौन सा data Excel में Power Query से लाया गया है और वह कैसे जुड़ा है।

Review

Excel का Review Tab मुख्य रूप से workbook की सुरक्षा (Protection), टिप्पणियाँ (Comments), वर्तनी जांच (Spelling Check), नोट्स (Notes), और Workbook तुलना (Compare) जैसे कामों के लिए इस्तेमाल होता है।

अगर आप किसी file को share कर रहे हैं, team में काम कर रहे हैं, या चाहते हैं कि आपकी file सुरक्षित रहे—तो Review Tab सबसे ज़रूरी होता है।

Review Tab को कई समूहों में बाँटा गया है:

1️⃣ Proofing Group

यह समूह आपकी file की भाषा, spelling और grammer से जुड़े काम करता है।
✔ Spelling
यह feature आपकी sheet में spelling जांच करता है।
उदाहरण:
अगर आपने “Recieve” लिखा है, तो यह “Receive” सुझाव देगा।
क्यों उपयोगी है?
Report बनाते समय गलतियों से बचाता है
Office files में professional look देता है
✔ Thesaurus
यह शब्दों के समानार्थी (Synonyms) देता है।
उदाहरण: “Big” के लिए – large, huge, massive
✔ Check Accessibility
यह बताता है कि आपकी file दिव्यांग उपयोगकर्ताओं के लिए पढ़ने योग्य है या नहीं।
उदाहरण:

कोई छुपा हुआ text
गलत रंग contrast
Table layout में समस्या

2️⃣ Accessibility Group

✔ Accessibility Checker
यह आपकी file में सुधार के सुझाव देता है ताकि हर व्यक्ति आसानी से पढ़ सके।

3️⃣ Insights Group (Ideas)

✔ Smart Lookup
यह चयनित शब्द को internet से खोजकर जानकारी देता है।
जैसे आपने "Budget" शब्द चुना—यह उसकी परिभाषा दिखाएगा।

4️⃣ Language Group

अगर आप एक से अधिक भाषाओं में काम करते हैं, तो यह समूह सहायक है।
✔ Translate
पूरा text या केवल selected cell को दूसरी भाषा में अनुवाद करता है।
✔ Language Preferences
यहां से आप अपनी Typing और Proofing languages चुन सकते हैं।

5️⃣ Comments Group

Comments team work में सबसे अधिक उपयोग किए जाते हैं।
✔ New Comment
आप किसी cell पर टिप्पणी जोड़ सकते हैं।
उदाहरण:
"Please check this number."
"इस data का source क्या है?"
✔ Edit Comment
पुरानी टिप्पणी बदलने के लिए।
✔ Delete Comment
टिप्पणी हटाने के लिए।
✔ Previous / Next
अगली या पिछली टिप्पणी पर जाने के लिए।
✔ Show/Hide Comments
सभी comments को दिखाने या छिपाने के लिए।

6️⃣ Notes Group

Notes पुराने प्रकार के comments हैं (Legacy Comments)।
✔ New Note
किसी cell में note लिखने के लिए।
✔ Edit Note
Note में बदलाव करने के लिए।
✔ Show/Hide Note
Note को देखने या छिपाने के लिए।
Comment और note में फर्क:

Comments → बातचीत के लिए (Reply कर सकते हैं)
Notes → सिर्फ note लिखने के लिए

7️⃣ Protect Group (सबसे महत्वपूर्ण)

यह हिस्सा आपकी file, sheet और data को सुरक्षित बनाता है।
✔ Protect Sheet
आप किसी sheet को lock कर सकते हैं ताकि

कोई cell edit न कर सके
Formula न बदले
Format न बदल सके

आप password set कर सकते हैं।
उदाहरण:
Share किए गए Excel file में केवल data दर्ज करने की अनुमति देना।
✔ Unprotect Sheet
Lock हटाने के लिए।
✔ Protect Workbook
पूरी workbook को सुरक्षित करता है।
यह file में बदलाव रोकता है:

Sheets जोड़ना/हटाना
Sheets को move करना
Structure बदलना

✔ Allow Edit Ranges
आप यह तय कर सकते हैं कि कौन-सी cell/range को कौन edit कर सकता है।
✔ Share Workbook / Allow Users to Edit
कुछ versions में, यह feature team को एक ही file edit करने की अनुमति देता था।
नए versions में इसे Co-Authoring ने replace कर दिया है।

8️⃣ Ink Group

अगर आपकी system में touch screen या digital pen है, तो यह feature उपयोगी है।
✔ Start Inking
आप सीधे Excel पर लिख, draw, या mark कर सकते हैं।

View

Excel का View Tab आपके worksheet को देखने (View), समझने और व्यवस्थित करने के लिए बनाया गया है।

इसमें ऐसे tool होते हैं जिनसे आप यह तय कर सकते हैं कि Excel screen कैसे दिखेगी।

आप page को बड़ा–छोटा कर सकते हैं, header-footer देख सकते हैं, pane को freeze कर सकते हैं, कई windows खोल सकते हैं और बहुत कुछ।

अगर आप Excel में बहुत समय काम करते हैं, तो View Tab आपका बहुत समय बचाता है और काम को आसान बनाता है।

इसे कई समूहों में बांटा गया है:

1️⃣ Workbook Views Group

यह group Excel को दिखाने के अलग–अलग तरीके देता है।
✔ Normal View
यह सबसे सामान्य और default view है।
Excel sheet को साधारण table form में दिखाता है।
✔ Page Break Preview
इससे आप देख सकते हैं कि print करते समय page कहाँ break होगा।
आप mouse से break line को खींचकर बदल भी सकते हैं।
उपयोग:

Printing से पहले page break ठीक करना
बड़ा data सही pages में fit करना

✔ Page Layout View
यह view आपको page का असली रूप दिखाता है—
जैसे header, footer, margin, page का size आदि।
यह print-friendly view है।
✔ Custom Views
आप अपने विशेष view (filter, zoom, hide/unhide आदि के साथ) save कर सकते हैं।
फिर एक click में वापस load कर सकते हैं।

2️⃣ Show Group

यह group आपको sheet के कुछ हिस्सों को दिखाने या छिपाने की सुविधा देता है।
✔ Ruler
Page layout में ruler दिखाता/छिपाता है।
✔ Gridlines
Cell की lines दिखाता या हटाता है।
यदि आप clean प्रस्तुति चाहते हैं, तो Gridlines Off कर सकते हैं।
✔ Formula Bar
ऊपर वाला formula बार छिपा या दिखा सकते हैं।
✔ Headings
Rows और Columns के हेडिंग (A, B, C… 1, 2, 3…) दिखाना या छुपाना।

3️⃣ Zoom Group

यह समूह Excel को बड़ा या छोटा दिखाने के लिए है।
✔ Zoom
एक छोटा dialog खोलता है, जहाँ आप 25%, 50%, 100%, 200% जैसे zoom स्तर चुन सकते हैं।
✔ 100%
Sheet को बिल्कुल सामान्य आकार में दिखाता है।
✔ Zoom to Selection
जिस range को आपने चुना है, Excel उसी को screen में fit कर देता है।
उपयोग:

जब data बहुत बड़ा हो
जब आप किसी खास भाग पर ध्यान देना चाहते हों

4️⃣ Window Group

यह Excel की window को नियंत्रित करने वाला समूह है।
✔ New Window
एक ही Excel file की दूसरी window खोलता है।
उपयोग:

एक ही file के दो हिस्से एक साथ देखने के लिए

✔ Arrange All
कई Excel window को व्यवस्थित करता है।
जैसे:

Tile
Horizontal
Vertical
Cascade

✔ Freeze Panes (सबसे महत्वपूर्ण)
यह सुविधा आपको किसी row या column को freeze करने देती है ताकि scroll करते समय वह भाग वहीं रहे।
Freeze Panes के प्रकार:

Freeze Panes = चयन के ऊपर की पंक्तियाँ और बाएँ के column freeze
Freeze Top Row = सिर्फ Row 1 freeze
Freeze First Column = सिर्फ Column A freeze

उपयोग:

जब heading scroll में गायब हो जाती हैं
बड़े data के साथ काम करते समय

✔ Split
Excel screen को 2 या 4 हिस्सों में बाँट देता है।
इससे आप अलग-अलग हिस्सों को अलग-अलग scroll कर सकते हैं।
✔ Hide Window / Unhide
आप किसी खुले Excel window को छिपा या वापस दिखा सकते हैं।

5️⃣ Macros Group

यह समूह उन लोगों के लिए है जो Excel में VBA या macro का उपयोग करते हैं।
✔ View Macros
सभी macros की सूची दिखाता है।
✔ Record Macro
Excel आपके हर action को record कर सकता है और भविष्य में दोहरा सकता है।
उपयोग:

Repeat होने वाले काम को seconds में पूरा करना
Automation बनाना

Help

Excel का Help Tab वह स्थान है जहाँ से आप Excel से जुड़ी हर तरह की सहायता प्राप्त कर सकते हैं।

अगर आपको किसी feature का उपयोग नहीं पता, कोई समस्या आ रही है, या आप Excel के नए updates जानना चाहते हैं—तो Help Tab आपकी पूरी मदद करता है।

इस tab का मुख्य उद्देश्य है:

✔ Excel सीखने में सहायता
✔ समस्याओं का समाधान
✔ Features की जानकारी
✔ Microsoft की website से समर्थन (Support)
✔ Feedback भेजना

Help Tab में आम तौर पर तीन मुख्य समूह होते हैं:

1️⃣ Help Group

यह समूह आपको Excel में सीधे सहायता प्रदान करता है।
✔ Help (Search Box / Tell Me Box / Search Assistant)
यह Excel का “search box” होता है जहाँ आप किसी भी feature या command का नाम लिखते हैं, और Excel तुरंत आपको वह feature दिखा देता है।
उदाहरण:
आप “Pivot Table” लिखते हैं → Excel सीधे Pivot Table command खुलने का विकल्प दिखाएगा।
इसका फायदा?

समय बचता है
नए features आसानी से मिल जाते हैं
Menu ढूँढने की ज़रूरत नहीं

इसमें अक्सर Microsoft के articles और सीखने के सामग्री के link भी मिलते हैं।

2️⃣ Training Group

यह Excel प्रशिक्षण (Training) से संबंधित है।
✔ Training
Excel के सभी topics पर

Tutorials
Step-by-step guides
Examples
Videos
FAQs (बार-बार पूछे जाने वाले प्रश्न)

उपलब्ध कराता है।
आप यहाँ से सीख सकते हैं:

Formulas
Charts
Pivot Table
Data Management
Excel Tips & Tricks

Training feature आपको Excel खुद ही सिखाता है, इसलिए यह शुरुआती लोगों के लिए बहुत उपयोगी है।

3️⃣ Support Group

यह Microsoft की सहायता प्रणाली से जुड़ा हुआ है।
✔ Contact Support
अगर Excel में कोई समस्या आ रही हो, जैसे:

File नहीं खुल रही
Software error
Feature काम नहीं कर रहा

तो आप यहाँ से Microsoft team से संपर्क कर सकते हैं।
✔ Feedback (Give Feedback)
Excel में सुधार के लिए आप सुझाव दे सकते हैं।
आप तीन प्रकार का feedback भेज सकते हैं:

I like something (अच्छा लगा)
I don’t like something (अच्छा नहीं लगा)
I have a suggestion (सुझाव देना)

✔ What’s New
Excel में आए नए features और updates दिखाता है।
उदाहरण:

नए functions (जैसे XLOOKUP, LET, LAMBDA)
नए chart प्रकार
नए data tools

इससे आप हमेशा latest Excel सीखते रहते हैं।

Name Box

Excel की screen के top-left में, Formula Bar के ठीक बाएं तरफ एक छोटा-सा box होता है, जिसे Name Box कहा जाता है। यह दिखने में भले छोटा हो, लेकिन Excel में काम करते समय इसका उपयोग बहुत महत्वपूर्ण है। Name Box आपको cell का नाम, cell का address (जैसे A1, B2, C5), और आपके द्वारा बनाए गए Named Ranges को जल्दी पहचानने और उपयोग करने में मदद करता है।

आइए इसे सरल और विस्तार से समझते हैं।

1️⃣ Name Box क्या दिखाता है?
जब भी आप Excel में किसी भी cell पर click करते हैं, उस cell का पता (cell address) Name Box में दिखाई देता है।
उदाहरण:

अगर आपने A1 पर click किया है, Name Box में A1 दिखेगा।
अगर आप D10 पर हैं, Name Box में D10 दिखेगा।

इससे आपको तुरंत पता चल जाता है कि आप किस cell में काम कर रहे हैं।

2️⃣ Name Box की सबसे बड़ी खासियत – Direct Navigation (सीधे किसी भी cell पर जाना)
अगर आपकी Excel sheet बहुत बड़ी है और आपको एक खास cell पर जाना है, जैसे XFD50000, तो scroll करके वहाँ पहुँचना मुश्किल है।
लेकिन Name Box में बस वह cell address type करें → Enter दबाएँ → आप सीधे उस cell पर पहुँच जाएंगे।
उदाहरण:
Name Box में लिखें → M2000 → Enter
और Excel आपको सीधे उस जगह ले जाएगा।
यह सुविधा समय बचाने में बहुत मदद करती है।

3️⃣ Name Box का दूसरा महत्वपूर्ण उपयोग – Named Ranges बनाना
Excel में आप किसी cell या cell की range को अपना खुद का नाम दे सकते हैं। इसका फायदा यह है कि बाद में formula में या navigation में इसे आसानी से याद रखा जा सकता है।
Named Range कैसे बनाते हैं (Name Box से)?

जिस range को नाम देना चाहते हैं, उसे select करें
(जैसे A1:A10)
Name Box में click करें
एक नाम type करें
जैसे: SalesData
Enter दबाएँ

बस! अब आपका Named Range बन गया।
अब आप:

Name Box के dropdown से उस नाम को चुनकर range पर जा सकते हैं।
या किसी भी formula में SalesData लिखकर उसका उपयोग कर सकते हैं।

4️⃣ Name Box से बनी चीज़ों का उपयोग कैसे करें?
जब आप किसी Named Range बनाते हैं:

Name Box में एक dropdown आता है
उसमें click करके आप सभी Named Ranges की सूची देख सकते हैं
किसी भी नाम को चुनते ही Excel तुरंत आपको उस range पर ले जाएगा

यह बड़े data वाली sheet में बहुत उपयोगी है।

5️⃣ Name Box से Multiple Cells Select करना
अगर आपको लगातार न होने वाले cells select करने हैं, Name Box मदद करता है।
उदाहरण:
Name Box में लिखें:
A1, C3, F10
Enter दबाएँ → Excel आपके सभी बताए हुए cell एक साथ select कर देगा।

6️⃣ Name Box का Role Formula Bar में
जब आप किसी Named Range को चुनते हैं, और उसमें formula लिखते हैं, तब Name Box में नाम दिखने से आपको पता रहता है कि वर्तमान में आप किस विशेष range के साथ काम कर रहे हैं।

Formula Bar

Excel में Formula Bar वह जगह है जहाँ आप किसी cell का data, text, number या formula देख और edit कर सकते हैं। यह Excel window के top में Ribbon के नीचे और Worksheet के ऊपर दिखाई देता है। Formula Bar Excel में काम करते समय बहुत जरूरी होता है क्योंकि यह आपको cell का पूरा content साफ़-साफ़ दिखाता है।

जब भी आप किसी cell पर click करते हैं, उस cell में जो भी लिखा होता है — चाहे text हो, number हो, या लंबा formula — वह Formula Bar में दिख जाता है।

अगर cell छोटा है और उसमें लंबा formula है, तो आपको पूरा formula cell में नहीं दिखेगा, लेकिन Formula Bar में वह पूरा दिखाई देगा।

Formula Bar का उपयोग करके आप:

✔ Data edit कर सकते हैं
अगर आपने कोई गलती कर दी है, तो Formula Bar में जाकर आसानी से सुधार सकते हैं। बड़े formulas को भी यहाँ से edit करना आसान होता है।
✔ Formula लिख सकते हैं
आप बराबर (=) का निशान type करके सीधे Formula Bar में formula डाल सकते हैं, जैसे:
=SUM(A1:A10)
✔ Formula step-by-step देख सकते हैं
जब cell में कोई जटिल formula हो, Formula Bar में उसे लंबाई के साथ अच्छी तरह पढ़ना आसान हो जाता है।
✔ Expand/Collapse कर सकते हैं
अगर formula बहुत बड़ा हो, तो Formula Bar को आप नीचे की तरफ खींचकर बड़ा कर सकते हैं और formula अच्छे से देख सकते हैं।

Column / Column Header

Spreadsheet में, cells की एक vertical पंक्ति को Column कहा जाता है। Excel में Column ऊर्ध्वाधर (vertical) दिशा में चलते हैं। हर column को एक alphabet से पहचाना जाता है, जैसे A, B, C… Z, AA, AB, आदि। Sheet में हजारों columns हो सकते हैं।

ऊपर जो अक्षर दिखते हैं, उन्हें Column Header कहा जाता है। इन्हें click करके आप पूरा column चुन सकते हैं।

Column Header का उपयोग करके आप column की चौड़ाई बदल सकते हैं, उसे छिपा सकते हैं, format कर सकते हैं या sort/filter लगा सकते हैं।

संक्षेप में, Column Header Excel में data को व्यवस्थित और प्रबंधित करने का मुख्य हिस्सा है।

Row / Row Header

Spreadsheet में, cells की एक horizontal पंक्ति को पंक्ति को Row कहा जाता है। Excel में Row क्षैतिज (horizontal) दिशा में होती हैं। हर Row को एक number से पहचाना जाता है, जैसे 1, 2, 3, 4…।

बाएँ तरफ जो नंबर दिखाई देते हैं, उन्हें Row Header कहा जाता है। Row Header पर click करके आप पूरी Row को एक बार में चुन सकते हैं।

Row Header की मदद से आप Row की ऊँचाई बदल सकते हैं, उसे छिपा सकते हैं, delete कर सकते हैं या format लागू कर सकते हैं।

संक्षेप में, Row और Row Header Excel में data को व्यवस्थित, edit और manage करने के लिए बेहद ज़रूरी हिस्सा हैं।

Cell / Selected Cell

Row और Column जहाँ पर एक दूसरे को cross करते हैं उसे Cell कहा जाता है जहाँ आप data लिखते हैं। हर cell एक column अक्षर + row number से मिलकर बनता है, जैसे A1, B5, C10।

जब आप किसी cell पर click करते हैं, वह Selected Cell बन जाता है और उसके चारों तरफ काली border दिखाई देती है।

Selected Cell में जो भी data होता है, वह Formula Bar में दिखाई देता है। आप उसी cell में text, number, formula या function type कर सकते हैं।

संक्षेप में, Cell Excel का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है जहाँ पूरा data store और edit किया जाता है।

Sheet Tabs

Excel में Sheet Tabs window के नीचे दिखाई देने वाले छोटे tab होते हैं, जैसे Sheet1, Sheet2, Sheet3। हर tab एक अलग worksheet का प्रतिनिधित्व करता है।

Sheet Tab पर click करके आप अलग-अलग sheets के बीच आसानी से switch कर सकते हैं। आप किसी tab पर double-click करके उसका नाम बदल सकते हैं।

Sheet Tabs के ऊपर right-click करके आप नई sheet जोड़ सकते हैं, sheet copy कर सकते हैं, रंग बदल सकते हैं या sheet को hide/unhide कर सकते हैं।

संक्षेप में, Sheet Tabs Excel workbook को व्यवस्थित और navigate करने का आसान तरीका है।