Sorting and Filtering

 

Microsoft Excel में sorting और filtering दो आवश्यक विशेषताएं हैं जो users को कुशलतापूर्वक data को organize, manage और analyze करने की अनुमति देती हैं। यहाँ प्रत्येक की एक संक्षिप्त परिभाषा दी गयी है:

Sorting: Sorting, एक या अधिक columns में values के आधार पर data को एक specific order में rearranging करने को refer करता है। Excel users को ascending या descending क्रम में data को sort करने, values द्वारा sort करने, cell color या font color के आधार पर sort करने आदि की अनुमति देता है। Sorting से users को अपने data में patterns और trends की पहचान करने और आसानी से analyze करने में मदद मिलती है

Filtering: Filtering specific criteria के आधार पर data के subset को चुनने और प्रदर्शित करने को refer करता है। Excel, users को विभिन्न प्रकार के filtering options प्रदान करता है, जिसमें values द्वारा filter करना, color द्वारा, date या time या custom filter द्वारा filter करना शामिल है। Filter करने से users को बड़े data sets का केवल वही data display करने में मदद मिलती है जो उनके analysis या reporting के लिए relevant है।

Excel में Data Sort करना:

Excel में data को Sort करना एक या अधिक columns में values के आधार पर data को एक specific order में rearrange करना है। Excel data को sort करने के लिए विभिन्न options प्रदान करता है, जैसे ascending या descending क्रम में sort करना, value या cell color द्वारा sort करना और font या background color द्वारा sort करना। Excel में data को sort करने के steps यहां दिए गए हैं:

• Step 1: उस data range का चयन करें जिसे आप sort करना चाहते हैं।

Name	Age	Salary
Ravi	25	50000
Pooja	30	55000
Anchal	26	60000
Arti	27	45000
Ashish	26	60000
Abhishek	30	70000
Vinayak	35	75000
Harish	35	80000
Rakesh	29	77000

• Step 2: Ribbon में "Data" tab पर click करें।

• Step 3: "Sort" button पर click करें। यह "Sort" dialog box खोलेगा।
• Step 4: "Sort" dialog box में, उस column का चयन करें जिसे आप sort करना चाहते हैं।
• Step 5: Sort order (Ascending या Descending) का चयन करें और "OK" पर click करें।

वैकल्पिक रूप से, आप ascending या descending क्रम में data को sort करने के लिए ribbon के "Data" tab में "Sort A to Z" या "Sort Z to A" button का उपयोग कर सकते हैं।

Excel में Data Filter करना:

Excel में data को filter करना specific criteria के आधार पर data के subset को चुनने और प्रदर्शित करने को refer करता है। Excel data को filter करने के लिए कई options प्रदान करता है, जैसे values द्वारा filter करना, color द्वारा या custom filter द्वारा filter करना। Excel में data को filter करने के steps इस प्रकार हैं:

• Step 1: उस data range का चयन करें जिसे आप filter करना चाहते हैं।
• Step 2: Ribbon में "Data" tab पर click करें।

• Step 3: "Filter" button पर click करें। यह column headers में filter arrow जोड़ देगा।

• Step 4: Column header में filter arrow पर click करें जिसे आप filter करना चाहते हैं।
• Step 5: Filter dropdown में, वह criteria चुनें जिसके अनुसार आप filter करना चाहते हैं।

• Step 6: Filter apply करने के लिए "OK" पर क्लिक करें।

वैकल्पिक रूप से, आप values, colors या अन्य criteria द्वारा data को filter करने के लिए ribbon के "Data" tab में "Filter" button का उपयोग कर सकते हैं।

Excel में Advanced Sorting और Filtering Options:

Excel कई advanced sorting और filtering options प्रदान करता है जो data को अधिक कुशलता से sort और filter करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। Excel में कुछ advanced sorting और filtering options यहां दिए गए हैं:

1. Multiple Columns द्वारा Sorting:

आप Excel में multiple columns द्वारा data sort कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, data range का चयन करें और "Data" tab में "Sort" button पर click करें। "Sort" dialog box में, वह पहला column चुनें जिसके अनुसार आप sort करना चाहते हैं। फिर sort करने के लिए एक और column जोड़ने के लिए "Add Level" button पर click करें। जितनी जरूरत हो उतने columns जोड़ने के लिए इस प्रक्रिया को दोहराएं।

2. Multiple Criteria द्वारा Filtering:

आप Excel में multiple criteria द्वारा data को filter कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, data range का चयन करें और "Data” tab में "Filter" button पर click करें। Filter dropdown में, "Custom Filter" चुनें। यह "Custom AutoFilter" dialog box खोलेगा। Dialog box में, उस criteria का चयन करें जिसे आप filter करना चाहते हैं और "OK" पर click करें। आप जितने चाहें उतने criteria जोड़ने के लिए इस प्रक्रिया को दोहरा सकते हैं।

3. Top या Bottom Values द्वारा Filter करना:

आप Excel में top या bottom के values द्वारा data को filter कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, data range का चयन करें और "Data" tab में "Filter" button पर click करें। Filter dropdown में, "Top 10" या "Bottom 10" (या कोई अन्य नंबर जिसे आप filter करना चाहते हैं) चुनें। यह चुने हुए column में top या bottom के values display करेगा।

4. Date या Time के अनुसार Filter करना:

आप Excel में data को date या time के अनुसार filter कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, data range का चयन करें और "Data" tab में "Filter" button पर click करें। Filter dropdown में, "Date Filter" या "Time Filter" चुनें। यह उन options की एक सूची display करेगा जिनका उपयोग आप date या time के अनुसार data को filter करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी specific range के अंतर्गत आने वाली dates द्वारा, किसी specific date से पहले या बाद की dates द्वारा, या वर्तमान माह या वर्ष की dates द्वारा data को filter कर सकते हैं।

5. Advanced Sorting Options:

Excel कई advanced sorting option प्रदान करता है जो data को अधिक कुशलता से sort करने में आपकी मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, आप cell color या font color द्वारा data sort कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, data range का चयन करें और "Data" tab में "Sort" button पर click करें। "Sort" dialog box में, "Sort On" dropdown से "cell color" या "font color" चुनें। फिर उस color का चयन करें जिसे आप sort करना चाहते हैं।

6. Advanced Filtering Options:

Excel कई advanced filtering options प्रदान करता है जो data को अधिक कुशलता से filter करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप data को cell color या font color से filter कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, data range का चयन करें और "Data" tab में "Filter" button पर click करें। Filter dropdown में, "Filter by Color" चुनें और उस color का चयन करें जिसके द्वारा आप filter करना चाहते हैं।

Conclusion:

Data को sort और filter करना Excel की आवश्यक विशेषताएं हैं जो users को data को अधिक कुशलता से manage और analyze करने में मदद कर सकती हैं। Excel specific criteria के आधार पर data को sort और filter करने के लिए विभिन्न options प्रदान करता है। Excel में advanced sorting और filtering options का उपयोग करके, users data को अधिक कुशलता से sort और filter कर सकते हैं और अपने data से अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।