Excel IF Function Explained with Examples (2025 Complete Guide)

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Excel IF Function Explained with Examples (2025 Complete Guide)

Introduction

Microsoft Excel में IF function एक logical powerhouse है। यह आपको automatic निर्णय लेने में मदद करता है—यदि कोई condition TRUE है तो एक value लौटाता है, और यदि वह FALSE है तो दूसरा value लौटाता है।

इसे Excel के built-in decision-maker के रूप में सोचें।

उदाहरण: "यदि marks 40 से अधिक हैं, तो Pass दिखाएँ; अन्यथा, Fail दिखाएँ।"

चाहे आप छात्रों की grading, business report या financial models पर काम कर रहे हों, IF function Excel के सबसे आवश्यक tools में से एक है।

IF Function का Syntax

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Argument Description
logical_test वह condition जिसका आप evaluation करना चाहते हैं। TRUE या FALSE लौटाना होगा।
value_if_true यदि test TRUE है तो Excel result लौटाता है।
value_if_false यदि test FALSE है तो Excel result लौटाता है।

Example 1 — Simple IF Formula (Pass/Fail)

Student Marks Formula Result
Asha 85 =IF(B2>=40,"Pass","Fail") Pass
Raj 32 =IF(B3>=40,"Pass","Fail") Fail

Explanation:

यदि अंक ≥ 40 → Excel “Pass” दिखाता है; अन्यथा “Fail”।

Logical Operators in IF

Operator Meaning Example Result
= Equal to =IF(A1=10,"Yes","No") Yes
>  Greater than =IF(A1>10,"Yes","No") Yes
<  Less than =IF(A1<10,"Yes","No") Yes
>= Greater or equal =IF(A1>=10,"Yes","No") Yes
<= Less or equal =IF(A1<=10,"Yes","No") Yes
<>  Not equal =IF(A1<>10,"Yes","No") Yes

Example 2 — IF for Commission Eligibility

Salesperson Sales (₹) Formula Result
Raj 65000 =IF(B2>50000,"Eligible","Not Eligible") Eligible
Meena 48000 =IF(B2>50000,"Eligible","Not Eligible") Not Eligible

Explanation:
यदि sales ₹50,000 से अधिक है → “Eligible”।

Example 3 — IF Returning Numbers

=IF(A2>=60,1,0)
यदि marks ≥ 60 → 1; else 0.
Scoring और binary analysis के लिए उपयोगी।

Example 4 — Nested IF (Multiple Conditions)

Marks Formula Grade
90 =IF(A2>=90,"A",IF(A2>=80,"B",IF(A2>=70,"C",IF(A2>=60,"D","F")))) A

Logic:

  • ≥90 → A
  • ≥80 → B
  • ≥70 → C
  • ≥60 → D
  • Else → F

यह formula nested IF function का उपयोग करके cell A2 में प्राप्त अंकों के आधार पर grade प्रदान करता है।
Formula:
=IF(A2>=90,"A",IF(A2>=80,"B",IF(A2>=70,"C",IF(A2>=60,"D","F"))))
यह इस प्रकार काम करता है:

  • यदि marks ≥ 90 → Grade A
  • अन्यथा यदि marks ≥ 80 → Grade B
  • अन्यथा यदि marks ≥ 70 → Grade C
  • अन्यथा यदि marks ≥ 60 → Grade D
  • अन्यथा → Grade F
उदाहरण:
90 अंकों के लिए, result A है।
संक्षेप में, यह formula automatic रूप से score की range के आधार पर numeric marks को letter grade में बदल देता है।

Example 5 — IF with AND

Multiple TRUE conditions की जाँच करें.

Math English Formula Result
45 50 =IF(AND(A2>=40,B2>=40),"Pass","Fail") Pass
38 42 =IF(AND(A3>=40,B3>=40),"Pass","Fail") Fail

यह formula AND और IF function का उपयोग करके जाँचता है कि कोई student दोनों विषयों में pass है या नहीं।
Formula:
=IF(AND(A2>=40,B2>=40),"Pass","Fail")
यह इस प्रकार काम करता है:

  • AND(A2>=40,B2>=40) जाँचता है कि Math (A2) और English (B2) दोनों के अंक 40 या उससे अधिक हैं या नहीं।
  • यदि दोनों conditions सही हैं, तो student "Pass" होता है।
  • यदि एक भी विषय 40 से कम है, तो result "Fail" होता है।
उदाहरण:
  • 45 और 50 → Pass (both ≥ 40)
  • 38 और 42 → Fail (Math < 40)
संक्षेप में, यह छात्रों को तभी pass करता है जब वे दोनों विषयों में 40+ अंक प्राप्त करते हैं।

Example 6 — IF with OR

Math English Formula Result
45 35 =IF(OR(A2>=40,B2>=40),"Pass","Fail") Pass
30 25 =IF(OR(A3>=40,B3>=40),"Pass","Fail") Fail

यह formula OR और IF function का उपयोग करके जाँचता है कि कोई student Math या English में pass है या नहीं।

Formula:

=IF(OR(A2>=40,B2>=40),"Pass","Fail")

यह इस प्रकार काम करता है:

  • OR(A2>=40,B2>=40) जाँचता है कि Math (A2) या English (B2) में से कोई एक 40 या उससे अधिक marks प्राप्त करता है या नहीं।
  • यदि कम से कम एक subject इस conditionको पूरा करता है, तो result "Pass" होता है।
  • यदि दोनों 40 से कम अंक प्राप्त करते हैं, तो result "Fail" होता है।

उदाहरण:

  • 45 और 35 → Pass (Math ≥ 40)
  • 30 और 25 → Fail (both < 40)

संक्षेप में, यह उन छात्रों को passकरता है जो किसी एक विषय में 40+ अंक प्राप्त करते हैं।

Example 7 — IF with Dates

=IF(A2<TODAY(),"Past Due","Upcoming")

Due Date Result
10/15/2025 Past Due
10/22/2025 Upcoming

यह formula TODAY और IF function का उपयोग करके cell A2 की date की तुलना आज की date से करता है।
Formula:
=IF(A2<TODAY(),"Past Due","Upcoming")
यह इस प्रकार काम करता है:

  • TODAY() current date लौटाता है।
  • यदि A2 की date आज से पहले की है, तो इसका मतलब है कि due date बीत चुकी है, इसलिए Excel "Past Due" display करता है।
  • यदि A2 की date आज या भविष्य की date है, तो यह "Upcoming" दिखाता है।
उदाहरण:
  • 10/15/2025 → Past Due (पहले ही बीत चुका है)
  • 10/22/2025 → Upcoming (अभी भी आगे)
यह formula समय-सीमाओं को आसानी से track करने में मदद करता है।

Example 8 — IF with ISBLANK

=IF(ISBLANK(A2),"Missing","Available")

A2 Result
(empty) Missing
Apple Available

यह formula ISBLANK और IF function का उपयोग करके जाँचता है कि कोई cell खाली है या नहीं।
Formula है:
=IF(ISBLANK(A2),"Missing","Available")
यह इस प्रकार काम करता है:

  • ISBLANK(A2) जाँचता है कि cell A2 खाली है या नहीं।
  • यदि A2 खाली है, तो result "Missing" दिखाता है।
  • यदि A2 का कोई value है (जैसे "Apple"), तो यह "Available" दिखाता है।
उदाहरण में:
  • जब A2 खाली हो → Result = Missing
  • जब A2 में "Apple" हो → Result = Available
संक्षेप में, यह formula किसी cell में data present है या missing, इसकी तुरंत पहचान करने में मदद करता है।

Example 9 — IF for Bonus Calculation

Employee Performance (%) Formula Bonus
Raj 95 =IF(B2>=90,"₹10,000",IF(B2>=75,"₹7,000","₹5,000")) ₹10,000
Meena 78 =IF(B3>=90,"₹10,000",IF(B3>=75,"₹7,000","₹5,000")) ₹7,000

यह उदाहरण performance percentage के आधार पर किसी employee के bonus की गणना करता है।
Raj के लिए, formula है:
=IF(B2>=90,"₹10,000",IF(B2>=75,"₹7,000","₹5,000"))
यह check करता है कि क्या Raj का performance (95%) 90 या उससे अधिक है, फिर ₹10,000 का bonus देता है।
Meena के लिए, यही formula check करता है कि क्या उसका performance (78%) 90 या उससे अधिक (₹10,000) है, अन्यथा 75 या उससे अधिक (₹7,000) है, अन्यथा ₹5,000।
चूँकि Meena ने 78% अंक प्राप्त किए, इसलिए उसे ₹7,000 मिलते हैं।
संक्षेप में, formula nested IF conditions का उपयोग करके बेहतर performance  के लिए अधिक bonus प्रदान करता है।

Example 10 — IF with AND + OR Combination

=IF(AND(B2>80,OR(C2="Yes",C2="Y")),"Reward","No Reward")

Numeric और text दोनों conditions की एक साथ जाँच करता है।

Example 11 — IF + AVERAGE

=IF(AVERAGE(B2:B5)>60,"Good","Poor")

यदि औसत अंक 60 से ऊपर हैं → “Good”।

Example 12 — IF with ISERROR (Error Handling)

=IF(ISERROR(A1/B1),"Error",A1/B1)

आपकी रिपोर्ट में #DIV/0! errors दिखाने से बचाता है।

Example 13 — IF with Text Length (LEN)

=IF(LEN(A2)>10,"Long Text","Short Text")

जाँचता है कि किसी text में कितने अक्षर हैं।

Example 14 — IF with VLOOKUP

=IFERROR(VLOOKUP(A2,Table1,2,FALSE),"Not Found")

यदि lookup fail हो जाता है, तो यह #N/A के बजाय “Not Found” दिखाता है।

Example 15 — IF + IFS Function (Simplified)

Excel 2016 और नए versions के लिए:

=IFS(A2>=90,"A",A2>=80,"B",A2>=70,"C",A2>=60,"D",TRUE,"F")

लम्बी nested IF श्रृंखलाओं की कोई आवश्यकता नहीं।

Example 16 — Real-Life Scenarios

Use Case Description Formula
Student Grading Check pass/fail =IF(B2>=40,"Pass","Fail")
Bonus Calculation Multi-condition =IF(B2>90,"High",IF(B2>75,"Medium","Low"))
Attendance Check P or A =IF(C2="P","Present","Absent")
Due Dates Status alert =IF(A2<TODAY(),"Overdue","On Time")
Stock Alert Reorder level =IF(B2<10,"Reorder","OK")

Common Mistakes to Avoid

Mistake Reason Fix
Missing quotes for text Excel won’t understand text "Pass" not Pass
Too many nested IFs Hard to debug Use IFS()
Unclosed parentheses Syntax error Always close )
Comparing text to numbers False logic Match data type

Expert Tips

  1. IF is not case-sensitive (Excel = excel).
  2. Use & to join text:
  3. =IF(A1>50,"Pass: "&A1,"Fail: "&A1)
  4. To show a blank cell:
  5. =IF(A1>50,"","Fail")
  6. Combine with Conditional Formatting to color results.
  7. For many conditions, use IFS or SWITCH (Excel 2016+).

Summary Table

Function Description Example Result
IF Simple condition =IF(A1>10,"Yes","No") Yes/No
IF + AND All true =IF(AND(A1>10,B1>10),"OK","NO") OK
IF + OR Any true =IF(OR(A1>10,B1>10),"OK","NO") OK
IFERROR Hide error =IFERROR(A1/B1,"Error") Error
IF + Date Date check =IF(A1 Past/Future
IFS Multiple tests =IFS(A1>90,"A",A1>80,"B") A/B

आपको IF function में Master क्यों हासिल करनी चाहिए?

IF function निम्न के लिए आधारभूत है:

  • Data analysis
  • Automated grading
  • Dynamic reporting
  • Business logic
  • KPI dashboards

जब इसे Excel 365 की dynamic array features के साथ combine किया जाता है, तो यह और भी अधिक शक्तिशाली हो जाता है - जिससे entire ranges का एक साथ evaluation किया जा सकता है।

Conclusion

IF function, Microsoft Excel के सबसे ज़रूरी और versatile tools में से एक है। यह users को सीधे अपनी spreadsheets में logical निर्णय लेने की क्षमता प्रदान करता है—जिससे Excel defined conditions के आधार पर "think" और प्रतिक्रिया दे सकता है। किसी specific condition के सही या गलत होने का परीक्षण करके, IF function कार्यों को स्वचालित करने, manual intervention को कम करने और consistent data analysis सुनिश्चित करने में मदद करता है।
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